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견적서와 주문서의 작성
견적서로 거래내용 검토
회사가 상품을 구입할 경우는 주문서를 내는데, 특히 많은 양을 구입할 경우에는 그 전에 구입예정 상품의 가격·납기일 등에 대해서 매입처로부터 견적을 받는다. 이때 매입처가 그 상품에 관련된 필요사항을 적은 용지가 견적서이다.
일반적으로 빈번하게 거래가 있는 매입처의 경우나 소량을 매입하는 경우에는 견적서를 생략하는 경우가 많지만 처음 거래한다거나 큰 금액의 거래인 경우에는 반드시 견적서를 받고 그 내용을 검토해야 한다. 그리고 상품의 견적을 의뢰할 때에는 한 회사뿐만 아니라 몇 군데 다른 회사에도 의뢰해서 금액, 납입방법, 제품이나 상품의 상태 등이 가장 좋은 거래처를 선택해야 한다.
견적서의 기입방법
다른 전표와 마찬가지로 견적서에도 여러 가지 유형이 있는데, 상대방에게 건네주는 것과 회사 내에 보관해 두는 것이 똑 같은 형식으로 작성되는 것이 좋다.
주문서로 거래내용 확인
각 회사의 견적서를 비교해 보고 매입처를 결정했다면 이번에는 주문서를 작성한다. 주문서에는 주문하는 상품의 납입기일, 납입장소, 지급조건 등을 기입한다.
이러한 조건을 미리 상대와 확인해 둠으로써 나중에 문제가 발생하지 않도록 미연에 방지할 수 있다.
주문서의 기입방법
일반적으로 주문서는 세 장을 작성하는데 첫 장은 회사에 보관하고, 두 번째 장은 매입처에 보내고, 나머지 한 장은 거래처가 인정했다는 승인도장을 받은 승낙서로서 이것은 납품할 때의 수령증 같은 것이다.
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