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납품서의 작성
납품서는 상품을 판매한 증거
보통 작은 상점에서는 상품과 돈을 교환해서 주고받는 현금판매를 하고 있다. 그러나 소매업 이외의 일반적인 판매는 현금판매보다는, 먼저 상품을 넘겨 주고 나중에 매출금을 회수하는 외상매출이나 어음을 지급하는 경우가 대부분이다.
외상매출을 할 경우에는 매출할 당시에 매출금을 곧바로 회수하는 것이 아니기 때문에 상품을 넘겨줄 때 증거를 남겨 두어야 한다.
이때 판매한 상품의 수량과 금액 등을 적어서 1부는 매출처에, 또 1부는 회사에 보관하는데, 이 전표를 납품서라고 한다.
납품서의 기입방법
납품서는 한 장뿐인 것에서부터 두 장, 세 장, 네 장이 한 세트로 된 것 등 여러 가지 종류가 있다. 여기서는 사용하기 편리한 복사식의 네 장 짜리 납품서를 예로 들어보자.
복사식은 뒷면에 인쇄 잉크가 묻어 있기 때문에 사이사이에 먹지를 끼울 필요 없이 첫 장에 볼펜 같은 단단한 필기구로 한번만 쓰면 네 번째 장까지 한꺼번에 복사할 수 있게 된다.
가장 위에 있는 첫 번째 장은 납품서로서 자사보관용으로 남겨 두는 것이고, 두 번째 장은 청구서로서 매출처의 마감일까지 보관해 두었다가 합계표와 함께 매출처에 보낸다. 세 번째 장은 상품을 넘겨주는 단계에서 상대에게 건네주는 납품서이고, 그리고 네 번째 장은 물품수령증이 된다. 이 물품수령증은 납품서와 함께 매출처에 제시하여 수령을 승인한다는 도장 또는 사인을 받아 회사에 보관해 둔다.
또, 매출처에 따라서는 사무처리를 쉽게 하기 위해 독자적으로 자사 전용전표를 발행하는 경우가 있는데, 그러한 경우에는 그것을 구입하여 사용하도록 한다. 전용전표에는 기본적인 전표 외에도 그 회사의 시스템에 맞춘 독자적인 전표가 함께 이용되는 경우가 있고, 시판되는 것과 다른 경우도 있다. 그리고 기입방법도 회사에 따라 다를 수도 있다.
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