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하루의 업무
분개를 했으면 총계정원장에
경리부에서는 매일의 업무를 분류, 정리, 정돈을 하게 된다. 따라서 매입 또는 매출이 있으면 그때마다 분개를 한다.
분개라는 것은 물건을 팔아서 돈이 들어왔을 때 그 거래내역을 왼쪽과 오른쪽, 즉 차변과 대변에 분류하는 것으로서 분개장이라는 장부나 대체전표, 입금전표, 출금전표 등의 전표에 기입하는 작업을 말한다.
그리고 기입이 끝나면 이번에는 총계정원장(總計定元帳)이라는 장부에 분개한 내용을 옮겨 적는데, 이를 경리에서는 전기(轉記)라고 한다. 전기를 하는 이유는, 분개는 단순한 분류이므로 그 분류한 것을 해당하는 장소에 보관해야 하기 때문이다. 분개를 해서 차변으로 분류한 것은 총계정원장의 차변란에, 대변으로 분류한 것은 대변란에 기입힌다.
총계정원장에는 매출, 매입, 현급 등의 많은 계정이 있는데 모든 계정마다 좌우, 즉 차변과 대변으로 나누어져 있다. 총계정원장이라는 단어 속의 계정(計定)이라는 말 역시 경리상의 독특한 용어로서, 서랍장의 서랍과 마찬가지로 여러 가지의 거래를 보관하는 각각의 장소를 뜻한다.
자주 발생하는 것은 보조부에
하룻 동안의 매출이나 매입 또는 현금의 입출이 빈번하지 않은 경우에는 분개를 해서 총계정원장에 기입하기가 그리 불편하지 않으나, 그렇지 않고 매출이나 매입 또는 현금의 인출이 빈번한 경우에는 총계정원장 한 권만을 사용하게 되면 여러 가지 불편한 점들이 생기게 된다.
총계정원장은 한 권에 모든 계정에 모여 있는 두껍고 무거운 장부이기 때문에 빈번하게 현금의 입출이 있다거나, 바로 전 달의 어떤 계정의 수치를 보고 싶을 때는 두꺼운 장부를 펴고 그 안에서 현금 페이지를 찾아내야만 한다.
외상매출금을 다시 볼 경우에도 거래처가 한두 군데라면 별문제가 없지만 거래처가 여럿인 경우에는 외상매출금 전체의 잔액은 알 수 있어도 각 매출처별 잔액은 알 수 없다는 문제가 생긴다.
그래서 자주 발생하는 현금의 입출이나 외상매출금 등은 따로 장부를 만들어 관리해야 하는데, 이런 장부는 총계정원장의 보조적인 역할을 하기 때문에 보조부(補助簿)라고 한다. 보조부에 속하는 것으로는 현금출납장, 당좌예금출납장, 어음기입장, 매출장, 매입장, 매출처원장, 매입처원장, 상품재고장 등이 있다.
그 밖의 업무
이상에서 설명한 분개나 장부기입 외에도 경리부에서 매일매일 취급하는 여러 가지 일들이 있다.
현금의 관리는 장부에 의한 관리뿐만이 아니라 현금 그 자체에 대한 관리이므로 실제로 남아 있는 잔액과 장부잔액을 매일 맞추어 보아야 한다.
은행과 관련된 업무로는 수표의 발행, 수표의 결제, 또는 회수한 수표와 어음의 예입, 현금의 예입이나 인출 등이 있다.
그 외에 납품서나 주문서의 작성 등도 업종에 따라서는 매일 빈번하게 있는 일이다.
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